📜 Jednotlivé HR úkoly a jejich průběh
Leden: Podepisování Prohlášení poplatníka daně
Tento formulář je velmi důležitý, protože umožňuje zaměstnancům uplatnit různé daňové slevy.
Jde například o základní slevu na poplatníka, která v roce 2025 činí 30 840 Kč ročně, tedy 2 570 Kč měsíčně. Dále může zaměstnanec uplatnit například slevu na dítě nebo invaliditu. Pokud například zaměstnanec neuplatní základní slevu, zaplatí na dani o 2 570 Kč více každý měsíc, než by musel.
Je ale důležité si pohlídat, že Prohlášení poplatníka daně lze v jednom měsíci podepsat pouze u jednoho zaměstnavatele. Pokud zaměstnanec pracuje například na plný úvazek u jedné firmy a na DPP u jiné, může prohlášení podepsat jen u jedné z nich. U druhého zaměstnavatele mu bude strhávána zálohová daň, kterou si mohou v ročním zúčtování uplatnit a případně dostat přeplatek.
Abyste měli vše pod kontrolou, stáhněte si aktuální formulář a informujte zaměstnance, proč je důležité, aby ho vyplnili správně a včas.
Připravte pro ně materiály, třeba FAQ, krátký video návod nebo vyplněný vzor formuláře. Pokud pracujete v menší firmě, můžete zaměstnance instruovat individuálně.
Jakmile budou formuláře podepsané, je potřeba je předat mzdové/mu účetní/mu a zajistit jejich odeslání na finanční úřad. Kopie si raději archivujte pro případné budoucí kontroly.
- Základní sleva na poplatníka v roce 2025 činí 30 840 Kč, tedy 2 570 Kč/měsíc.
- Prohlášení poplatníka lze podepsat pouze u jednoho zaměstnavatele v daném měsíci.
- U DPP do 10 000 Kč a DPČ do 4 000 Kč se bez podepsaného prohlášení strhává srážková daň místo zálohové.
- Formulář je nutné odeslat na finanční úřad a zároveň archivovat pro případné kontroly.
Únor – Březen: Roční zúčtování daně
Roční zúčtování daně je proces, kdy zaměstnavatel za zaměstnance přepočítá jeho daňovou povinnost za uplynulý rok, aby zjistil, zda zaměstnanec zaplatil na zálohách na dani více, než měl (přeplatek), nebo naopak méně (nedoplatek). Roční zúčtování se provádí pouze u zaměstnanců, kteří podepsali Prohlášení poplatníka daně a nemají povinnost podat daňové přiznání. Všechny podklady musí být zaměstnavateli dodány do 15. února.
Jaké podklady budete potřebovat:
- Potvrzení o zaplacených úrocích z hypotéky nebo úvěru ze stavebního spoření
- Potvrzení o zaplaceném životním pojištění
- Potvrzení o příspěvcích na penzijní připojištění nebo doplňkové penzijní spoření
- Potvrzení o poskytnutých darech
- Potvrzení o zaplacených odborových příspěvcích
- Potvrzení o úhradě za zkoušky ověřující výsledky dalšího vzdělávání
Jakmile začnete sbírat podklady, sledujte, kdo už dokumenty odevzdal a kdo ještě ne. Včasné připomenutí pomůže předejít stresu na poslední chvíli.
- Roční zúčtování daně se týká zaměstnanců s podepsaným Prohlášením poplatníka, kteří nemají povinnost podat daňové přiznání.
- Zaměstnanec musí dodat podklady do 15. února.
- Výsledky ročního zúčtování se zaměstnancům zobrazí na výplatní pásce obvykle v březnu.
Duben – Červen: ELDP (Evidenční list důchodového pojištění)
ELDP je dokument, který zaměstnavatel musí každoročně zpracovat a odeslat na ČSSZ do 30. června za uplynulý rok. Zaznamenává důchodové pojištění zaměstnanců a slouží jako podklad pro budoucí výpočet důchodu.
Co musíte udělat:
- Zpracovat ELDP pro každého zaměstnance (nebo to má na starost mzdová účetní).
- Ověřit správnost údajů – jméno, rodné číslo, doba pojištění, vyměřovací základ.
- Nechat zaměstnance ELDP podepsat (doporučeno, ale ne povinné).
- Odeslat ELDP na ČSSZ elektronicky přes ePortál.
- Archivovat kopii ELDP v osobním spisu zaměstnance.
- ELDP musí být odeslán na ČSSZ do 30. června za uplynulý rok.
- Zaměstnavatel odpovídá za správnost údajů v ELDP.
- Podpis zaměstnance na ELDP se doporučuje, ale není povinný.
- ELDP je klíčový dokument pro budoucí důchod zaměstnanců.
Přehled legislativních změn najdete v článku o flexinovele zákoníku práce 2025.
📌 Harmonogram: A jak to všechno časově zvládnout?
| Termín | Úkol pro HR | Doporučená akce |
|---|---|---|
| Do 5. ledna | Připravit formuláře Prohlášení poplatníka | Stáhnout aktuální verzi, nahrát na HR portál, poslat zaměstnancům s instrukcemi |
| Do 15. ledna | Informovat zaměstnance | Poslat e-mail, přidat upomínku do firemního kalendáře, nabídnout konzultace |
| Do 31. ledna | Sbírat a odevzdat podepsaná prohlášení | Připomenout opozdilcům, odeslat na finanční úřad, archivovat kopie |
| Do 31. března | Uzavřít roční zúčtování daně | Odeslat podklady mzdové/mu účetní/mu, informovat zaměstnance o výsledcích |
| Do 30. června | Odeslat ELDP na ČSSZ | Zkontrolovat finalizaci, archivovat kopie |
💡 Praktické tipy, jak si usnadnit práci
🔹 Jak poradit zaměstnancům s vyplněním? Natočte krátké video tutoriály, vytvořte manuály nebo printscreeny vyplněných formulářů. Vše můžete uložit na intranet, sdílený disk (Teams, SharePoint) nebo poslat e-mailem. Čím víc materiálů jim nabídnete, tím méně dotazů budete řešit individuálně.
🔹 Jak ideálně komunikovat? Ne každý zaměstnanec čte pravidelně e-maily nebo má přístup k firemnímu intranetu. Informace proto kombinujte – rozešlete je e-mailem, informujte skrze vedoucí týmů, zmiňte je na firemních meetinzích a přidejte i do firemního newsletteru. Zásadní termíny připomeňte minimálně tři týdny předem.
🔹 Jaké si dávat časové rezervy? Počítejte s tím, že vždycky bude někdo opozdilec. Nastavte si interní termíny o 5–7 dní dříve než oficiální deadline, abyste se vyhnuli stresu. Přidejte si také připomínky do kalendáře, aby vám nic neuniklo.
🔹 Jak zapojit AI? Pokud chcete zefektivnit komunikaci a tvorbu materiálů, zkuste využít AI nástroje pro HR administrativu. AI vám může pomoct generovat FAQ, e-mailové šablony i videonávody.
Pokud vás zajímá kompletní přehled HR procesů, přečtěte si co dělá HR ve firmě: 10 procesů, které musí znát každý personalista. A pokud řešíte další administrativní povinnosti, podívejte se na praktický průvodce ošetřovným pro zaměstnavatele. Pro správné plánování kapacit a personálních nákladů je užitečné rozumět rozdílu mezi HC a FTE ukazateli a vědět, jak se mzdové náklady promítají do rozdílů mezi OPEX a CAPEX v HR rozpočtu. A když do firmy nastupují noví zaměstnanci, nezapomeňte na správně nastavený onboarding, který nováčka provede i administrativními povinnostmi.
